Как появилась система управления редакцией Setka Workflow

Сооснователь Setka Роман Худоногов — о процессе создания полезного инструмента для digital-редакций

Роман Худоногов

Сооснователь и директор по продукту Setka

Инструменты Setka появились несколько лет назад внутри компании Look At Media. Разработчики издательского дома хотели создать сервисы, которые позволили бы редакциям планировать и выпускать запоминающийся контент.

Чтобы рассказать, как мы придумали гибкий инструмент для организации работы в редакции Setka Workflow, Setka Blog публикует статью сооснователя компании Романа Худоногова. Этот текст впервые вышел на Medium в январе 2015 года и собрал более 70 000 просмотров. С тех пор мы значительно усовершенствовали Workflow, но принцип работы инструмента остался прежним.

Как все начиналось

Об удобной системе управления четырьмя редакциями (The Village, Look At Me, FURFUR, Wonderzine) и внештатниками мы задумались в октябре 2013-го. Около трех месяцев нам понадобилось, чтобы придумать, спроектировать и запустить Setka. Еще пара месяцев ушли на то, чтобы интегрировать всех сотрудников редакции и внештатников в систему.

Предпосылки

К осени 2013 в редакциях Look At Media работало примерно 35 человек: редакторы, выпускающие дизайнеры, иллюстраторы, корректоры, фотореды. Это не считая медиа-менеджмента — группы людей, которые следят за выпуском всего издательского дома, его продуктивностью и прочими показателями (как правило, экономическими).

Главный вопрос, который мы перед собой ставили осенью 2013 года, — как эффективно организовать совместную деятельность нескольких десятков человек, чтобы в любой момент времени понимать, что происходит, сколько мы тратим на то «что происходит» денег, сколько получаем взамен просмотров и как все это оптимизировать и улучшить.

Казалось бы, что сложного в организации процесса выпуска? На первый взгляд, все последовательно и прозрачно.

Придумали хорошую идею, поставили в план выпуска, заказали/написали, отредактировали, оформили, откорректировали, выпустили и посмотрели, как материал зашел. Но не все так просто. После первого же обсуждения схема усложнилась.

Ведь мы еще хотим планировать бюджет, как минимум, на месяц и иметь четкие и понятные метрики для пост-аналитики — как собирает просмотры та или иная рубрика, как работал тот или иной редактор, сколько мы заплатили за материалы внештатникам и сколько показов получили взамен.

На практике все оказалось еще сложнее и выглядит примерно так:

По тексту еще могут быть нужны комментарии экспертов, которые стоит добавить, или придет главный редактор, который решит пост перенести, потому что «ему лучше выйти завтра», или понадобится фотография с ретушью и немного интерактивной верстки. В итоге, у нас от 1 до 9 человек в нескольких городах с разными часовыми поясами могут быть заняты выпуском одного-единственного поста в течение нескольких дней.

А теперь помножьте количество операций с одним текстом на объем выпуска четырех редакций и представьте, каково приходится издателю, которому важно за несколько минут оценить обстановку, находясь за 7531 км от Москвы. Затем прибавьте 800 внештатников из базы и окончательно прокляните задачу соединить все это в одном месте, не превратив в страшный сон.

Если вы думаете, что мы не пытались найти что-то на стороне, то вы напрасно так думаете. Вообще первое правило разработки внутренних сервисов — если есть нормальное готовое решение, то ни в коем случае не делайте свое решение. За два года мы перепробовали все, что предлагает интернет:

Стоит также упомянуть про Evernote, рисунки на маркерной доске и политику управляемого хаоса, когда все, вроде бы, помнят, а кто-то помнит лучше остальных (как правило, это главред или шеф-редактор).

Так или иначе, с некоторой долей оптимизма можно было сказать, что мы добились определенных успехов в управлении выпуском, но дальше так продолжаться не могло. К тому же с ростом редакции ситуация ухудшалась.

Задачи

После признания краха идеи использования сторонних продуктов мы решили все же разработать свою систему управления редакциями, всеми сразу и каждой по отдельности, простую, понятную (приятную), переход к которой не будет проклятием для редакции.

Для начала мы вновь сформулировали основные задачи системы. Их оказалось не так уж и много: синхронизация работы редакции, управление внештатниками и подрядчиками, мониторинг работы редакции, контроль расходов, бюджетирование, пост-аналитика, исследования и эксперименты.

Наша система должна была решать как все перечисленные выше задачи, так и задачи, о которых нам придется задуматься впоследствии, ведь время идет и процессы эволюционируют.

Тикет

Во главе всего внутри Setka лежит «тикет». Тикет — сердце нашей гелиоцентрической системы, все остальное крутится вокруг него, как-то так:

Крутиться-то оно крутится, но чтобы стало чуть понятнее, что происходит на самом деле, разберем все подробно. Нам придется пройти шаг за шагом весь жизненный цикл материала, как в той схемке, которая озаглавлена «на практике все сложнее».

Вначале была идея

После редколлегии в у ребят появляются тахикардия и список идей, которые они хотят превратить в популярные посты в течение какого-то времени (от пары дней до месяца).

Чтобы хорошие идеи не пропадали, мы просто собираем их все в одном месте в разделе «Идеи». При этом помним, кто и когда идею добавил, храним краткое ее описание, а с помощью лайков пытаемся понять, хорошая идея или так себе.

Идеи

Идея → Тикет

Как только подворачивается удобный случай, например, хороший инфоповод, идея уходит в работу. Для этого ответственному редактору стоит лишь нажать кнопку «Создать тикет», и после этого идея превращается в тот самый тикет, который появляется в главном интерфейсе нашей системе — Дашборде. Этот раздел практически ничем не отличается привычного вам календаря. Вот он:

Дашборд

По дням и по часам раскиданы тикеты разного цвета (зеленый — выпущен, синий — в работе). Тикеты можно менять местами, таскать по всему календарю, ставить, куда угодно, все зависит от того, когда тикет, он же пост, планируют выпустить.

Тикет хранит все, все что вам нужно знать о планируемом и выпущенном посте:

Тикет и его настройки

Заголовок, раздел, дата/время, ответственный редактор, все-все контрибьюторы (внештатники), начиная от иллюстратора, заканчивая корректором, здесь же стоят выпускающие дизайнеры и другие причастные сотрудники редакции. Мы храним стоимость работ по каждому внештатнику, по каждому тикету, и общую стоимость заказанного поста. О том, что происходит с этими данными расскажем чуть позже, пока скажу, что у нас есть для них специальный интерфейс.

Кроме общей информации, а также списка ответственных и денег, мы отслеживаем все, что происходит с каждым из тикетов на каждом этапе его жизни, — его статусы.

Когда 9 человек работают над одним тикетом, нужно четко понимать, что текст готов, что пора бы начать вычитывать его, что уже следовало бы передать дизайнеру и, наконец уже, выпустить. А ведь таких тикетов бывает до 20 в день на одно издание. Чтобы все не сломалось, и ребята понимали, когда и кому переходить к следующему этапу, мы используем статусы. Их немного, они работают как теги: «Текст готов», «Вычитан», «Верстается» и так далее. Можно выбрать статус из пресетов или добавить свой, к примеру, «утвержден главредом», если ситуация требует этого.

Помимо всего прочего, статусы нужны, чтобы, скажем, выпускающий дизайнер Олег мог понять, какие задачи у него есть на сегодня и в каком порядке их нужно выполнять. Для этого он может использовать фильтры в верней части календаря, просто кликнув на кнопку Me, после этого на Дашборде останется его расписание на неделю. Шеф-редактор может наблюдать со стороны, даже из отпуска, как обстоят дела у каждого сотрудника или у целой службы (у фотослужбы, например).

С 2015 года мы усовершенствовали систему статусов и теперь используем задачи для каждого члена команды (в них указаны дедлайн, гонорар и уровень сложности). Теперь теги можно использовать, чтобы отмечать спецпроекты или важные материалы.

Все знают, что происходит вокруг, не нужно кричать через три ряда столов «Текст по „Новому месту“ готов?! Сколько можно ждать, мне уходить сейчас?».

Пара этих интерфейсов и сервисов, совместная работа и реал-тайм помогают решить подавляющее большинство проблем, связанных с дискоординацией. Все знают, что им делать дальше, начальники понимают, что происходит сейчас и чего ждать завтра на главной.

У каждой редакции в Setka есть свой спейс — область управления выпуском на своем сайте. Пост публикуется на сайте прямиком из Дашборда, а после публикации в тикет стекается вся информация по количеству показов и комментариев.

Дальше — больше

Посты выпускаются изо дня в день, в этом удивительного мало. Но теперь за дело берется медиа-менеджмент — главреды изданий и еще пара сочувствующих ребят. Что им нужно? Контроль. В первую очередь, над деньгами и их расходованием, во-вторую, над каждым из сотрудников редакции и работой целых отделов/служб, в-третьих, над планом выпуска материалов. Также ребята не прочь узнать, как хорошо работает та или иная рубрика, сайт или весь издательский дом целиком. Для них у нас есть целый сервис — Бюджет.

Бюджет — это что-то вроде вашей выписки по банковскому счету: сколько потратили и сколько получили. Только получаете вы не реальные деньги, а показы страниц, которые после показа рекламы конвертируются в деньги.

Медиа-менеджмент видит, сколько денег уже потрачено в этом месяце, сколько запланировано потратить и сколько осталось. Время от времени, редакторы расходятся не на шутку, их желания не согласуются с возможностями бюджета и мы им об этом непременно напоминаем, для этого есть специальный виджет.

Мы используем три основных вида бюджета.

Бюджет

По постам

Чтобы знать, сколько затрачено на каждую из историй каждым из редакторов. Сортируется по разделам, редакторам, статусам.

По людям

Чтобы не ломать голову над тем, сколько платить фотографу и как вообще этот фотограф работал с нами последние полгода. Сортируется по профессии, по конкретному человеку и по статусу тикета.

По рубрикам

Чтобы знать, сколько постов вы выпустили в рубрике «Эксперимент», сколько вы потратили на это денег и сколько просмотров собрали посты в совокупности. Для этой же задачи есть простой и понятный индекс 1 RUR Views — сколько мы получили показов с одного затраченного на пост рубля.

Еще

В Setka на сегодняшний день есть порядка десятка сервисов, для важных и не очень задач. Есть общая для всех изданий база внештатников и редакторов, разные административные интерфейсы и, конечно же, система полного логирования действий пользователей.

С последней связано несколько поучительных историй. В первое время после запуска Setka у нас бывали случаи, когда, скажем, дизайнер клялся: мол, «пост закончили еще вчера», «виноват редактор-пройдоха», его не выпустивший. Два клика, и ты легко определишь, кто прав, кто виноват: видно, когда дизайнер закончил верстку, и что, с виду приличный, редактор не так с тобой откровенен, как могло показаться. Теперь такие случаи редкость. Доверяй, но проверяй.

Кроме всего прочего если вы редактор рубрики или сайте, то Setka напомнит, когда у вас заканчивается отведенный на месяц бюджет.

Что в итоге

На создание и интеграцию системы мы потратили не меньше полугода работы команды из 3 человек, но все наши ожидания и надежды были вознаграждены и оправданы.

Всего за пару месяцев внедрения система не только избавила редакции от хаоса в работе, но и позволила открыть новые измерения. Мы гибко управляем бюджетом, оценивая наиболее перспективные для инвестирования области, распределяем бюджет только между «работающими» рубриками, инвестирование в которые приносит хорошие плоды. После пары отчетов, подготовленных системой, и простейшей аналитической работы, мы перераспределили ⅓ бюджета одного из изданий с менее эффективных рубрик на более эффективные (издержки вниз — показы вверх), увеличив внутренние показатели сайта. И это только начало: мы учимся использовать весь потенциал Setka и находим новые возможности для улучшения процессов.

Вместо заключения

Мы столкнулись с кучей технических и, главное, организационных проблем на этапе внедрения, я хочу предостеречь всякого, кто попытается повторить наш опыт, от серьезных ошибок и дать пару простых советов:

Не эмулируйте старый процесс, создавайте новый. Я бы не советовал просто приходить к редакции, формировать список «хотелок» и тотчас программировать. Ребята варятся в собственном соку, часто они не могут взглянуть на процесс со стороны, не всегда понимают, что им действительно нужно. Вы создаете целостную систему с нуля и можете выйти за рамки системы (они — с трудом), выявив ее слабые и сильные стороны. Подойдите к этому ответственно. К тому же технология неизбежно изменит процесс — хотите вы того или нет. То, что вы не редактор, еще не значит, что вы не можете сделать крутой инструмент для редакции.

Двигайтесь итеративно — как в разработке, так и во внедрении. Не стоит сразу делать все, сделайте сначала календарь, затем идеи, потом уже и бюджет подтянется. Меньший объем = меньший шанс ошибиться. Протестировали на одной редакции, перешли ко второй (выражаю благодарность редакции Look At Me за терпение, вы были первыми и вы справились лучше всех).

Эволюционный подход (дополнение к предыдущему пункту). Двигаясь итеративно, не забывайте, что вы работаете над системой, а не над разрозненным набором компонентов. Вам придется возвращаться от одного к другому, чтобы сбалансировать систему. Мы сначала все спроектировали, затем спрогали часть, внедрили, и перепроектировали остатки. И так раз 5–6. Однако оно того стоит.

Настолько универсально, насколько возможно. Мы намеренно не ограничивали редакторов в том, как конкретно они могут выполнить ту или иную задачу, мы сделали каркас и наблюдали со стороны. Универсальность некоторых компонентов, к примеру, статусов-тегов (можно добавлять любые статусы к тикету) позволила решать те редакционные задачи, о которых мы даже подумать не могли.

Спроектировать и разработать — лишь полдела. Вспомните первый пункт и тотчас добавьте к нему дополнительное условие: хотя редакции и не нужно потакать во всем, в конечном итоге, ваша основная задача — решить ее проблемы максимально эффективно. Мы носились с ребятами, чтобы сэкономить секунду их времени при взаимодействии с интерфейсом, избавлялись от лишних кликов, ведь эти поганые клики и лишние секунды могут ужасно напрягать. Мы десятки раз переделывали интерфейсы, чтобы достичь совершенства, удобства и, в конечном счете, желания редакции пользоваться системой каждый день.

Кажется, у нас это получилось.

Восторженные отзывы одного из пользователей новой системы Setka