Как интернет-журнал «Инде» использует Setka Workflow

Редакционный директор Юлия Туранова рассказывает об оптимизации рабочего процесса и удобной аналитике финансовых затрат

Анастасия Орехова

Автор

Александр Левин

Фотограф

В рубрике «Кейсы» мы говорим об опыте и инсайтах изданий и брендов, которые используют инструменты компании Setka.

В интервью герои рассказывают о своих медиа и внутренних процессах, делятся лайфхаками, которые применяют для оптимизации работы и повышения продуктивности. Мы поговорили с Юлией Турановой — редакционным директором интернет-журнала о жизни в Казани и других городах Татарстана «Инде».


Елена Колобаева

продакт-менеджер Setka Editor

Мы всегда рады комментариям наших пользователей Setka. Наша команда прислушивается ко всем замечаниям и постоянно улучшает продукт на основе фидбэка клиентов. Именно поэтому мы публикуем честные кейсы — в них компании, использующие Setka, честно рассказывают о преимуществах и недостатках наших инструментов. Если вы хотите рассказать о своем опыте использования Setka Editor или Setka Workflow, пожалуйста, свяжитесь с нами: hello@setka.io.


ДАТА ОСНОВАНИЯ

13 января 2016

Аудитория

50 000 пользователей в месяц

Команда

15 человек, не включая фрилансеров

Город

Казань

Юлия Туранова

Редакционный директор

О команде

В журнале мы рассказываем все о Татарстане: о культуре, науке, досуге, архитектуре и о тех, кто за этим стоит. Мы запустились два года назад, когда у нас самих появилась потребность в медиа, которое бы освещало культурную повестку города и рассказывало понятным живым языком об интересных проектах, людях и местах.

Каждый день на сайте выходят в среднем 3-4 материала и 9-15 новостей. У нас есть один штатный редактор и один на аутсорсе. Их главная задача — давать задания авторам: двум штатным журналистам, корреспонденту отдела новостей и большому количеству внештатных авторов. Они также редактируют тексты и отвечают за качество всего контента на сайте. Кроме того, в команде «Инде» работают арт-директор и дизайнер, которые занимаются визуальной стороной издания: версткой, иллюстрациями, съемками. Арт-директор контролирует иллюстраторов, фотографов, стилистов и моделей.

Все процессы контролирует ответственный секретарь, который отвечает за выпуск материалов и соблюдение дедлайнов, помогает искать героев и экспертов. После выхода материалов наш SMM-менеджер распространяет их в социальных сетях.

О начале использования Setka Workflow

Мы используем Setka Workflow как календарь выпуска редакционного и коммерческого контента. В основном сервисом пользуются ответственный секретарь, который контролирует выпуск, и главный редактор. Мы пробовали разные инструменты для работы: таск-менеджеры (Asana, Trello), продукты Google. Но Setka Workflow оказался намного удобнее, несмотря на то, что работу по задачам для каждого материала приходится подстраивать под себя. Мы стали подробно расписывать их в Trello, а Setka Workflow использовать как календарь выпуска. Это очень удобно: можно сразу видеть всю неделю или месяц, собирать идеи в отдельную вкладку и преобразовывать проектные карточки в готовящиеся материалы.

На очередной планерке редакция обсуждает предстоящую неделю, все утвержденные материалы ответственный секретарь заносит в виде тикетов или в раздел «Идеи», если над ними еще предстоит поработать или вернуться к ним, когда придет время.

В раздел «Тикеты» также заносятся все материалы, выпуск которых запланирован в предстоящие месяцы. Там же мы просматриваем, сколько материалов выходило ежедневно в течение месяца. Это удобно для аналитики и выявления проблемных материалов (мы помечаем их, и они выделяются штриховкой) — сразу понятно, на что надо обратить особое внимание.


СОВЕТ ДЛЯ начинающих

Заносите имена и контакты во вкладку «Команда». Так у вас всегда будет перед глазами база внештатных сотрудников или экспертов, которых не нужно будет искать в разных чатах.

Setka Workflow: результаты интеграции

Когда мы начинали работать с Workflow, то часто пользовались разделом «Помощь» на сайте. Там максимально наглядно объясняют правила работы с сервисом. В целом, Setka Workflow намного облегчил работу по выгрузке информации о гонорарах внештатным авторам: можно экспортировать ее прямо из инструмента, а не вести для нее отдельные таблицы, например, в Excel.

Мы выделяем для себя две функции: аналитику по затратам на производство материалов и возможность подгрузки аналитики из метрик и социальных сетей. Нам важно, чтобы каждый автор видел аналитику по своему материалу: просмотры из метрик, данные из социальных сетей. Но последний функционал оказался для нас недоступным, так как Workflow позволяет подгружать статистику из социальных сетей только через SMM-инструмент Amplifr, и это не очень удобно, так как у нас отложенный постинг на разных платформах.

А вот аналитика бюджета дает возможность планировать расходы, видеть, сколько стоит контент и какой приносит результат. Функционал подсчета затрат на производство позволяет очень удобно планировать бюджет. Такого больше нигде нет. Нам нравится, что не надо пользоваться несколькими сервисами: Setka Workflow оптимизирует работу сразу над несколькими процессами, и это круто.

Лайфхаки

Наш совет тем, кто только начинает пользоваться инструментом: не игнорируйте раздел «Помощь», думая, что во всем разберетесь сами. Там есть много простой и понятной информации, как наиболее эффективно использовать сервис. Например, заносите имена и контакты во вкладки с пользователями, фрилансерами и экспертами в разделе «Команда». Так у вас перед глазами всегда будет база внештатных сотрудников или экспертов, которых не нужно искать по разным чатам.

Если в настройках «Бюджета» вписать зарплаты ваших сотрудников, а после закрытия тикета заполнять сложность выполненной работы, то в конце месяца вы увидите, сколько вам стоит каждая задача. Зарплата каждого сотрудника распределится в соответствии со сложностью выполненной работы по каждому тикету. Так вы будете понимать, какие задачи для вас в приоритете и как максимально эффективно использовать человеческий ресурс.

Setka Blog

Как появилась система управления редакцией Setka Workflow

Татьяна Горелик

продакт-менеджер Setka Workflow

Мы создавали Workflow в том числе для решения проблемы «разбросанной» по разным сервисам информации, например, в Trello, Google Drive или Excel-файлах.

Workflow объединил всю работу в одном месте: так удобнее следить за задачами в календаре, понимать занятость команды и расход бюджета, принимать решения на основании данных, а не только интуиции.

Кейс редакции «Инде» — классический пример процесса работы в Workflow, как он задумывался на этапе проектирования: во время редакционной планерки приходят идеи, которые записываются в одноименный раздел, затем дорабатываются и комментируются и в итоге превращаются в задачу (тикет).

Для удобства работы команд мы добавили возможность интеграций с различными аналитическими сервисами. У нас доступна статистика из социальных сетей от двух партнерских сервисов — Amplifr и .io analytics, которые легко подключаются в настройках.